Verifactu: Todo lo que necesitas saber sobre el nuevo sistema de facturación electrónica en España

La digitalización fiscal en España está dando un paso decisivo con la llegada de Verifactu, el nuevo sistema de facturación electrónica impulsado por la Agencia Tributaria. Este cambio normativo, enmarcado en la Ley Antifraude, afectará a millones de autónomos, pymes y empresas, obligándoles a adaptar sus sistemas de facturación antes de 2026. En este artículo te explicamos qué es Verifactu, cómo funciona, a quién afecta, cuándo entra en vigor y qué debes hacer para cumplir con la normativa sin complicaciones.

Verifactu (o Veri*Factu) es un sistema informático de emisión de facturas verificables que busca garantizar la autenticidad, integridad y trazabilidad de las facturas emitidas por empresas y autónomos. Su objetivo principal es combatir el fraude fiscal y fomentar la digitalización de los procesos contables
 
Este sistema obliga a que cada factura emitida genere un registro único, que puede ser enviado automáticamente a la Agencia Tributaria. Además, incorpora elementos como el código QR, la firma digital y la huella electrónica para asegurar que las facturas no puedan ser manipuladas ni eliminadas.

Verifactu nace como respuesta a la necesidad de modernizar el sistema fiscal español y reducir la economía sumergida. Según datos recientes, más del 60% de los autónomos aún facturan manualmente o con herramientas como Excel, lo que dificulta el control tributario
Con Verifactu, la Agencia Tributaria podrá verificar en tiempo real las operaciones comerciales, cruzar datos automáticamente y detectar irregularidades de forma más eficiente.

El funcionamiento de Verifactu se basa en la integración de los sistemas de facturación con la plataforma de la Agencia Tributaria. Existen dos modalidades:

1. Modalidad Verifactu

• Cada factura se envía automáticamente a Hacienda en el momento de su emisión.
• Se genera un registro de alta con todos los datos relevantes.
• El cliente puede verificar la factura mediante un código QR.
• Es la opción más segura y recomendada por la AEAT

2. Modalidad No Verifactu

• Las facturas se almacenan localmente y se envían a Hacienda cuando se solicite.
• El software debe garantizar la trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
• También incluye el código QR y la referencia “Verifactu”.
• Ambas modalidades deben cumplir con los requisitos técnicos establecidos en el Real Decreto 1007/2023 y la Orden Ministerial de octubre de 2024

Para estar adaptado a Verifactu, el software debe:

• Generar un registro de facturación por cada factura emitida, anulada o rectificada.
• Garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad y trazabilidad de los registros.
• Permitir el envío automático de los registros a la AEAT.
• Registrar todos los eventos relacionados con la facturación.
• Incluir un código QR y la referencia “Verifactu” en cada factura

Verifactu será obligatorio para:

• Empresas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades.
• Autónomos y profesionales sujetos al IRPF.
• Cualquier entidad que utilice software de facturación electrónica.

Excepciones:

• Empresas acogidas al SII (Suministro Inmediato de Información).
• Contribuyentes en territorios forales como País Vasco y Navarra (que usan sistemas como TicketBAI).
• Profesionales exentos de emitir facturas (por ejemplo, en régimen de módulos o actividades esporádicas)

El calendario de implementación es el siguiente:

• 29 de julio de 2025: Los fabricantes de software solo podrán comercializar programas adaptados a Verifactu.
• 1 de enero de 2026: Obligatorio para empresas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades.
• 1 de julio de 2026: Obligatorio para autónomos y el resto de los contribuyentes.

El incumplimiento de la normativa puede acarrear sanciones de hasta 50.000 € para empresas y hasta 150.000 € para desarrolladores de software que no se adapten a los estándares exigidos

Implementar Verifactu no solo es una obligación legal, también ofrece múltiples beneficios:

• Transparencia fiscal: Las facturas verificables generan confianza y reducen el riesgo de inspecciones.
• Agilidad administrativa: Automatiza procesos y reduce errores contables.
• Ahorro de tiempo y costes: Menos papel, menos duplicidades, más eficiencia.
• Mejor relación con Hacienda: Facilita el cumplimiento tributario y reduce el riesgo de sanciones

1. Elige un software homologado

Plataformas como nexmart ya están adaptadas a Verifactu, y ofrecen soluciones homologadas por la AET.

2. Forma a tu equipo

Es fundamental que los responsables de facturación conozcan el nuevo sistema y sepan cómo utilizarlo correctamente.

3. Planifica la transición

No esperes al último momento. Aprovecha los meses previos para hacer pruebas, corregir errores y familiarizarte con el nuevo entorno.

No. Aunque están relacionados, son conceptos distintos:

• Factura electrónica: Documento digital que sustituye al papel (PDF, XML, etc.).
• Verifactu: Sistema que verifica y registra las facturas electrónicas en Hacienda.

Ambos buscan modernizar la facturación, pero Verifactu se centra en el control fiscal y la trazabilidad

Sí, Verifactu será obligatorio para la mayoría de los contribuyentes a partir de 2026. Las empresas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades deberán adaptarse antes del 1 de enero de 2026, mientras que los autónomos tendrán hasta el 1 de julio de 2026.

TicketBAI es un sistema de control fiscal obligatorio en el País Vasco, mientras que Verifactu es el sistema nacional impulsado por la Agencia Tributaria. Ambos comparten objetivos similares, pero tienen requisitos técnicos distintos y no son compatibles entre sí.

Solo si tu software se adapta a los requisitos técnicos de Verifactu. A partir del 29 de julio de 2025, los desarrolladores solo podrán comercializar programas que cumplan con la normativa. Si tu software no se actualiza, deberás cambiarlo o actualizarlo.

Emitir facturas sin los elementos obligatorios como el código QR o la referencia “Verifactu” puede considerarse una infracción. Esto podría derivar en sanciones económicas y problemas con la Agencia Tributaria.

Aunque trabajes con clientes particulares, si emites facturas, deberás cumplir con Verifactu. El sistema no distingue entre clientes particulares o empresas, sino entre contribuyentes obligados a emitir facturas verificables.

Sí. El sistema Verifactu está diseñado con altos estándares de seguridad, incluyendo firma digital y trazabilidad. Además, el envío es voluntario en la modalidad no Verifactu, aunque se recomienda la automatización para mayor transparencia.

El código QR permite al receptor de la factura verificar su autenticidad en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Incluye datos como el número de factura, fecha, importe, emisor y un identificador único.

Además de cumplir con la ley, Verifactu mejora la organización contable, reduce errores, agiliza la gestión fiscal y fortalece la relación con Hacienda. También facilita auditorías y evita duplicidades en la facturación.

Consulta con tu proveedor de software o revisa el listado de soluciones homologadas que publicará la Agencia Tributaria. También puedes verificar si el programa incluye los elementos obligatorios como el código QR, la firma digital y el registro de eventos.

Si desarrollas software de facturación, debes adaptar tus programas a los requisitos técnicos de Verifactu antes del 29 de julio de 2025. El incumplimiento puede acarrear sanciones de hasta 150.000 €.

La llegada de Verifactu marca un antes y un después en la gestión fiscal de autónomos y empresas en España. Aunque su implementación puede parecer compleja, con la información adecuada y las herramientas correctas, la transición puede ser sencilla y beneficiosa.

¿Estás preparado para Verifactu? 

No esperes al último momento para adaptarte: cuanto antes lo hagas, más preparado estarás para evitar sanciones y aprovechar los beneficios de la digitalización.

En nexmart somos uno de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU certificados por la Agencia Tributaria (AET), y contamos con soluciones homologadas y listas para ayudarte a cumplir con todos los requisitos del nuevo sistema. Nuestro equipo te acompaña en cada paso del proceso, desde la configuración inicial hasta la formación de tu equipo.

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