El Gobierno ha dado un paso importante para modernizar la forma de facturar en nuestro país. La Ley 18/2022, estableció la obligación de facturación electrónica entre empresas y profesionales (B2B), pero ahora esta medida ya cuenta con desarrollo reglamentario.
Con la aprobación del Real Decreto 238/2026 y la publicación del Proyecto de Orden Ministerial (17 de abril de 2026), se definen por fin los aspectos técnicos y operativos del sistema.
¿Qué significa esto para tu empresa o negocio?
La factura electrónica deja de ser un simple PDF. A partir de este desarrollo normativo:
- Deberá ser un documento estructurado (no un PDF simple).
- Tendrá que cumplir con el estándar europeo EN16931 y utilizar sintaxis como UBL (Universal Business Language)
- Se introduce una gran novedad: las facturas tendrán “estados” (emitida, aceptada, pagada, rechazada, etc.), que deberán comunicarse electrónicamente.
Esto permitirá:
- Mayor control de pagos y lucha contra la morosidad
- Reducción de errores administrativos
- Automatización contable real
Plazos de adaptación
La Orden Ministerial entrará en vigor el 1 de octubre de 2026, momento en el que:
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: 1 año para adaptarse.
- Empresas y autónomos con facturación inferior a 8 millones de euros: 2 años para adaptarse.
Esto permite que las empresas tengan tiempo suficiente para preparar sistemas, formar equipos y adaptar procesos antes de que la obligación sea efectiva.
¿Qué Formatos y Sistemas Se Utilizarán?
Con el desarrollo reglamentario ya publicado, los requisitos técnicos de la factura electrónica en España quedan mucho más definidos.
- Formato obligatorio: Las facturas electrónicas deberán ajustarse al estándar europeo EN16931 y utilizar UBL (Universal Business Language) como sintaxis principal.
- Estructura y contenido de las facturas:
- Deberán ser estructuradas (no PDF)
- Incluir los campos obligatorios definidos en la normativa
- Incorporar un código único identificador (basado en NIF, número, serie y fecha)
- No podrán incluir archivos adjuntos embebidos
- Firma electrónica:
- Permite el uso de firma electrónica (especialmente en determinados flujos)
- Permite la garantía de autenticidad e integridad por medios electrónicos
- Comunicación de estados: el sistema incorpora la obligación de informar sobre:
- Pago
- Rechazo
- Vencimientos
- Relación con Verifactu: La factura electrónica obligatoria y sistemas como Verifactu son complementarios:
- Factura electrónica B2B → regula el intercambio entre empresas
- Verifactu → regula el control fiscal y los sistemas de facturación
¿A Quién Afecta Este Cambio?
La factura electrónica será obligatoria para todas las relaciones comerciales B2B entre empresas y profesionales con sede o establecimiento permanente en España.
No afecta:
- A transacciones con consumidores finales (B2C).
- A empresas que no tengan presencia en España (sin establecimiento permanente ni domicilio fiscal).
- Esta expansión de la obligatoriedad representa una evolución significativa frente a lo que ocurría hasta ahora, donde la factura electrónica ya era obligatoria sólo para facturación con la Administración Pública (B2G).
¿Qué Deben Hacer las Empresas Ahora?
Con el marco normativo ya definido, el momento de prepararse es inmediato. Las empresas deberían empezar ya a:
- Actualizar su software de facturación: Asegurarse de que puede generar y recibir facturas en formato estructurado (UBL – estándar EN16931) y no solo PDFs.
- Preparar la integración con la solución pública de facturación electrónica: Tanto si se utiliza un software propio como uno de terceros, será obligatorio enviar información a la plataforma de la Agencia Tributaria.
- Adaptar procesos internos (contabilidad y ERP): Integrar la factura electrónica en los flujos contables y automatizar la conciliación y gestión documental.
- Implementar la gestión de estados de factura: Prepararse para comunicar pagos, rechazos y fechas clave, algo que será obligatorio en el nuevo sistema.
- Formar a los equipos financieros y administrativos: No solo en herramientas, sino en los nuevos procesos y obligaciones legales
Etapas del proceso normativo
Para entender cuándo y cómo será efectiva la obligación, conviene conocer las etapas del proceso legal y reglamentario:
- Aprobación de la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022)
- Publicada en el BOE el 29 de septiembre de 2022.
- Establece la obligación de facturación electrónica B2B y los plazos de adaptación (1 año / 2 años según facturación).
- Enlace al BOE
- Desarrollo reglamentario (Real Decreto 238/2026)
- Publicado el 25 de marzo de 2026.
- Define el funcionamiento del sistema:
- Modelo mixto (plataformas privadas + solución pública)
- Obligación de emisión, recepción e intercambio electrónico
- Envío obligatorio de copia a la solución pública
- Comunicación de estados de factura (pagos, rechazos, etc.)
- Orden Ministerial provisional (proyecto publicado el 17 de abril de 2026)
- Desarrolla los aspectos técnicos clave:
- Formato estructurado obligatorio (UBL bajo estándar EN16931)
- Funcionamiento de la solución pública de facturación electrónica
- Codificación única de facturas
- Procedimientos de validación, envío y respuesta
- Comunicación electrónica de estados de pago
- Desarrolla los aspectos técnicos clave:
- Entrada en vigor de la Orden Ministerial: 1 de octubre de 2026
- Comienza oficialmente el cómputo de plazos
- La solución pública deberá estar disponible al menos 2 meses antes
- Aplicación progresiva
- Las empresas deberán adaptar sus sistemas con tiempo
- Se implementará progresivamente el nuevo modelo
- La obligación será exigible según los plazos de adaptación
- Implementación práctica
- Empresas y autónomos deberán:
- Adaptar sus sistemas de facturación a formatos estructurados (UBL)
- Integrarse con la solución pública de la Agencia Tributaria
- Implementar procesos para comunicar estados de facturas
- Garantizar cumplimiento normativo en todas las operaciones B2B
- Plazos de adaptación:
- Empresas > 8 millones €: 1 año
- Empresas y autónomos < 8 millones €: 2 años
- Empresas y autónomos deberán:
Conclusión
La factura electrónica obligatoria B2B ya es una realidad en marcha en España. Aunque desde el 1 de octubre de 2026, empieza la cuenta atrás.
No es recomendable dejarlo para el último momento: anticiparse ahora marcará la diferencia entre una transición ordenada y una adaptación con prisas.
En Nexmart estamos listos para ayudarte con una solución de facturación electrónica adaptada a la nueva normativa, diseñada especialmente para empresas que quieren hacer este cambio de manera sencilla y sin complicaciones. Contáctanos a través de nuestro formulario y estaremos encantados de acompañarte en el proceso para que te adaptes a la ley.
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