Gestión de pedidos manuales, ¡nunca más! Descubre cómo nexmart convierte PDFs en EDI con OCR

Ahorra más del 80 % en los costes de gestión de pedidos

En un entorno B2B cada vez más digitalizado, muchas empresas siguen recibiendo pedidos en formatos tradicionales como correos electrónicos, archivos PDF, Excel o incluso faxes. Esta realidad supone un reto para la gestión de pedidos, ya que obliga a procesar manualmente documentos no estructurados, lo que genera errores, retrasos y costes innecesarios.

Para dar respuesta a este desafío, nexmart ha desarrollado Documents to EDI, una solución que permite automatizar la conversión de pedidos en PDF y otros formatos a mensajes EDI estructurados, listos para ser integrados directamente en el sistema ERP del fabricante.

¿Cómo funciona Documents to EDI?

La clave de esta herramienta está en el uso de tecnologías de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) con Inteligencia Artificial, que permiten leer y extraer datos de documentos como PDF, Word, Excel o imágenes escaneadas. Una vez extraída la información, el sistema:

Verifica automáticamente el contenido del pedido.
Corrige errores según reglas predefinidas.
Clasifica y deriva los pedidos defectuosos a los empleados responsables con información seleccionada.
Convierte los pedidos válidos a formato EDI.
Integra los pedidos sin errores directamente en el ERP del fabricante.

Ventajas para la gestión de pedidos

Implementar Documents to EDI en tu empresa aporta beneficios tangibles:

Automatización total del procesamiento de pedidos en PDF y otros formatos no estructurados.
Reducción de errores y reclamaciones gracias a la validación automática.
Ahorro de tiempo para el equipo comercial y de administración.
Mejora de la trazabilidad y control de cada pedido desde su recepción.
Incremento de la cuota EDI, incluso con clientes que no utilizan este estándar.

¿Por qué es importante digitalizar los pedidos en PDF?

Aunque el EDI es el estándar en la automatización de procesos B2B, muchos distribuidores y clientes aún envían sus pedidos por email, en formato PDF, Excel, Word o similar. Ignorar estos canales supone perder eficiencia y oportunidades de mejora. Con Documents to EDI, puedes integrar todos los pedidos en un único flujo digital, sin importar su origen, y avanzar hacia una gestión de pedidos más ágil, precisa y rentable.

Beneficios ocultos de la automatización

Más allá de la eficiencia inmediata, la automatización de la gestión de pedidos con OCR y EDI ofrece ventajas estratégicas a medio y largo plazo:

Reasignación de personal: los empleados que antes gestionaban pedidos manualmente pueden enfocarse en tareas de mayor valor como el desarrollo de clientes, soporte proactivo o ventas estratégicas.
Menos errores: se reducen los costes asociados a correcciones, reclamaciones y pérdida de confianza del cliente.
Escalabilidad: el sistema puede gestionar un mayor volumen de pedidos sin necesidad de contratar más personal.
Precisión de datos: una mejor calidad de entrada mejora los informes, previsiones y planificación.
Satisfacción del cliente: los pedidos se confirman más rápido y con mayor precisión.
Reducción de riesgos: menor dependencia del conocimiento manual o de cuellos de botella por vacaciones o ausencias.

Valor estratégico para tu empresa

Invertir en automatización se alinea con:

Objetivos de transformación digital.
Eficiencia de costes a largo plazo: aunque la inversión inicial puede ser más alta, se estabiliza a medida que la empresa crece.
Optimización del talento humano: permite liberar a los empleados cualificados para que se enfoquen en tareas más estratégicas.
Mejora de la calidad del servicio y excelencia operativa.

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