documents to EDI: EDI zu 100 Prozent – auch mit E-Mail und Fax

Schon seit Jahren profitieren Hersteller von documents to EDI. Mit der Lösung von nexmart wandeln sie analoge Bestellungen ihrer Handelspartner automatisch in ein digitales Format um, das sie direkt in ihrem ERP-System verarbeiten können. Wie alle unsere Angebote entwickeln wir auch documents to EDI kontinuierlich weiter – um so stets aktuelle Entwicklungen zu integrieren und den Nutzen nachhaltig zu steigern.

So ließen sich bislang Bestellungen in ein digitales Format konvertieren, die von den Handelspartnern als Fax, als Datei – als Word-, Excel-, PDF- oder TIF-Dokument – oder per E-Mail gesendet wurde. Jetzt können auch Belege umgewandelt werden, die als sogenannter E-Mail-Body eingehen. Das bietet den Handelspartnern eine zusätzliche Bestellmöglichkeit und erhöht für die Hersteller weiter die Effizienz bei der Verarbeitung.

Einzige technologische Voraussetzungen: Die E-Mails müssen im Text-Format gesendet werden, nicht als HTML- oder Rich-Text-Format, und dürfen keine Anhänge enthalten – auch keine eingebundenen Logos oder Signaturen. Wichtig ist außerdem, dass sämtliche Bestellinformationen lesbar sind, ohne dass gescrollt werden muss. Das betrifft die Lieferadresse, die Kundennummer, die Artikel und die Menge. Um eine optimale Verarbeitung sicherzustellen empfiehlt es sich, standardisierte E-Mail-Templates zu verwenden und immer nur einen Beleg pro Datensendung zu schicken.

Unser Tipp: Hersteller können diese Templates aufbauen und ihren Handelspartnern zur Verfügung stellen.

Beispielbestellung

documents to EDI erleichtert damit inzwischen durch eine ganze Reihe von nützlichen Funktionen den elektronischen Datenaustausch. Dazu gehören:

• Bestellungen können unmittelbar als E-Mail-Body, als Anhang einer E-Mail oder via FTP-Server übermittelt werden.
• Verarbeitet werden können Word-, Excel-, PDF- und TIF-Dokumente, darüber hinaus nach Absprache auch Dokumente mit handschriftlichem Inhalt.
• Als Standardsprachen werden Deutsch, Englisch, Französisch, Niederländisch, Spanisch und Italienisch unterstützt. Weitere Sprachen können individuell beauftragt werden.
• Bestellungen werden digitalisiert und mit den Artikelstammdaten und Kundenstammdaten des Herstellers abgeglichen – dadurch ist eine eindeutige Identifikation möglich.
• Die digitalisierte und validierte Bestellung wird an das ERP-System des Herstellers übergeben. Dabei können die Hersteller aus zwei Varianten wählen:
  • Als asynchrone Übertragung: die Übergabe erfolgt zum Beispiel als EDIFACT- oder XML-Datei über push Connect von nexmart.
  • Als synchrone Übertragung: die Übergabe erfolgt zum Beispiel als direkte Buchung in ein ERP-System – zum Beispiel SAP ERP oder Microsoft Dynamics NAV (Navision) via realtime Connect von nexmart.
• Die Original-Bestellung kann zur Archivierung an den Hersteller übergeben werden.
• Fehlerhafte Bestellungen können nach Absprache anhand definierter Regeln korrigiert und weiterverarbeitet – oder in einem Web-Frontend, dem order Center von nexmart direkt durch den Hersteller aktualisiert werden.
• In Bezug auf die Verarbeitungszeit der Bestellungen können Hersteller aus zwei Modellen wählen:
  • Mit Cut-off: Bestellungen, die bis 30 Minuten vor Cut-off übermittelt werden, werden bis zur Cut-off-Zeit verarbeitet. Bestellungen, die später eingehen, werden bis zur darauffolgenden Cut-off-Zeit verarbeitet. Vereinbart können bis zu drei Cut-off-Zeiten zwischen 9.00 und 18.00 Uhr.
  • Ohne Cut-off: Bestellungen werden innerhalb der nächsten vier Stunden nach Eingang verarbeitet.
• documents to EDI passt sich individuellen Prozessen an. Optional lässt es sich die Lösung daher um vielfältige Funktionen erweitern – etwa die Verarbeitung kaufmännischer Belege, die Verarbeitung ungewöhnlicher Verpackungseinheiten oder die Zuordnung händlereigener Artikelnummern zu den herstellereigenen Artikelnummern.

Mittlerweile ist documents to EDI in 24 Ländern im Einsatz, so beispielsweise in den USA. Wenn Sie mehr über die Lösung erfahren oder den Nutzen Ihrer documents-to-EDI-Lösung weiter steigern möchten, sprechen Sie jederzeit Ihren persönlichen eBusiness Manager an.