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À propos du documents to EDI

Le documents to EDI convertit des commandes envoyées par un distributeur à son fournisseur via un canal non automatisé, en fichiers numériques pouvant être automatiquement traités par un système ERP. Cela inclut aussi bien les fax, que les e-mails comportant des pièces jointes sous forme de fichiers PDF, Word ou Excel. Lors du traitement des commandes, leur contenu est contrôlé. Si des erreurs sont détectées, la commande concernée n'est pas transmise au système ERP du fournisseur dans un premier temps, mais elle est corrigée automatiquement selon une routine définie. Si cela ne devait pas être possible, les informations concernant la commande erronée seraient alors envoyées au fournisseur afin d'être clarifiées. Ce dernier peut ensuite procéder à des corrections de manière indépendante via une interface Web.

Grâce à documents to EDI, toutes les commandes sont traitées automatiquement puis enregistrées dans votre système ERP.

Vue d'ensemble des fonctions

Traitement de commandes par e-mail, fichiers Excel, Word et PDF, mais aussi fax manuscrits

Identification des commandes par comparaison des données du catalogue avec les données d’en-tête et du corps de la commande

Possibilité de transférer les commandes qui ne sont pas claires au service interne

Transmission des documents originaux en vue de l’archivage automatisé

FAQ

Comment est-il possible d'atteindre un taux d'erreurs inférieur à 1 % lors du traitement des commandes ?

Les documents de commande détectés automatiquement sur le moteur OCR sont contrôlés par un collaborateur nexmart. De plus, les données reconnues sont comparées avec les données des fabricants connues, avant d'être importées dans votre ERP.

Est-il possible de traiter des commandes ou remarques manuscrites par l'intermédiaire du système ?

Oui, c'est possible. Lors du contrôle visuel de la commande, un collaborateur nexmart vérifie également les remarques manuscrites.

Des commandes entrantes peuvent-elles être rejetées ?

Oui, sur la base de recueils de règles définis au préalable, nous pouvons rejeter des commandes.

Est-il possible de transférer le symbole STOP à mon ERP pour certaines commandes ?

Oui, vous pouvez librement définir les symboles et recueils de règles qui seront pris en compte lors de la validation dans l'ERP.

Le donneur d'ordre doit-il utiliser des modèles définis pour les fax et les e-mails pour que la commande soit détectée automatiquement ?

Non, le donneur d'ordre peut commander de la même manière que d'habitude. Le moteur de recherche OCR de nexmart travaille avec une logique basée sur des mots clés, développée au fil des années. Au cours de la première étape, la solution détecte si le document entrant est une commande. Au cours de la deuxième étape, les données de base essentielles du donneur d'ordre sont déterminées. Pour finir, le logiciel enregistre les lignes du corps de commande.

Comment les commandes sont-elles transmises en cas de panne de mon ERP et d'impossibilité de réceptionner des documents EDI ?

Si votre ERP n'est pas accessible, contactez un collaborateur nexmart. Autrement, les commandes sont transmises par le biais d'une solution de repli (par ex. e-mail, fax) définie au préalable.

Dans quel délai les commandes sont-elles vérifiées par nexmart ?

Nous convenons des délais de traitement avec les fabricants. Les commandes qui arrivent 30 minutes avant la date limite convenue en commun sont traitées le jour-même.

Mes processus de commande actuels sont-ils pris en compte et évalués par nexmart ?

Oui. En se basant sur une analyse de vos processus de commande actuels, nous vous expliquerons volontiers comment se déroule une numérisation progressive.

Est-ce que je peux numériser progressivement mes processus de commande ?

Oui, la mise en œuvre des processus se déroule à la vitesse que vous choisirez.

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