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Über documents to EDI

documents to EDI wandelt Bestellungen, die von einem Handelspartner über einen nicht automatisierten Kanal an einen Hersteller übermittelt werden, in elektronische Dateien um, die von einem ERP-System automatisch verarbeitet werden können. Das umfasst neben dem Fax auch E-Mails mit angehängten PDF-, Word- oder Excel-Dateien. Bei der Verarbeitung werden die Bestellungen auch inhaltlich geprüft. Werden dabei Fehler entdeckt, wird die betroffene Bestellung zunächst nicht an das ERP-System des Herstellers weitergegeben, sondern automatisch gemäß einer definierten Routine korrigiert. Ist das nicht möglich, wird die Information über eine fehlerhafte Bestellung zur Klärung an den Hersteller gesendet. Dieser kann dann über eine Weboberfläche eigenständig Korrekturen vornehmen.

Dank documents to EDI werden sämtliche Bestellungen automatisch verarbeitet und anschließend automatisiert in Ihr ERP eingebucht.

Alle Funktionen im Überblick

Verarbeitung von E-Mail, Excel-, Word- und PDF-Dateien bis zur handschriftlichen Fax-Bestellung

Identifizierung von Bestellungen durch Abgleich von Katalogdaten mit Kopf- und Positionsinformationen

Delegieren nicht eindeutiger Bestellungen an Ihren Innendienst

Übertragen der Originalbelege zur automatisierten Archivierung

FAQ

Wie ist eine Fehlerquote von weniger als 1% möglich bei der Verarbeitung von Bestellungen?

Die automatisch erkannten Bestellbelege über die OCR Engine werden von einem nexmart-Mitarbeiter geprüft. Zusätzlich werden die erkannten Daten mit den bekannten Herstellerdaten abgeglichen, bevor diese in Ihr ERP importiert werden.

Können handschriftliche Bestellungen oder Bemerkungen über das System abgewickelt werden?

Ja, das ist möglich. Ein nexmart-Mitarbeiter prüft bei der finalen Sichtprüfung die vorliegende Bestellung auch auf handschriftliche Bemerkungen.

Können eingehende Bestellungen geparkt werden?

Ja, basierend auf vorab definierten Regelwerken können wir auf Wunsch Aufträge parken.

Können zu bestimmten Aufträgen sogenannte STOPP Kennzeichen an mein ERP übergeben werden?

Ja, Sie können beliebige Kennzeichen und Regelwerke definieren, die bei der Buchung in das ERP jeweils berücksichtigt werden.

Muss der Besteller bestimmte Vorlagen für Faxe oder E-Mails nutzen, damit die Bestellung automatisch erkannt wird?

Nein, der Besteller kann in gewohnter Weise und Form bestellen. Die OCR Engine von nexmart arbeitet mit einer keywordbasierten, über Jahre entwickelten Logik. Im ersten Schritt erkennt die Lösung, ob es sich beim eingehenden Dokument um eine Bestellung handelt. Im zweiten Schritt werden die relevanten Eckdaten zum Besteller selbst ermittelt. Zuletzt erfasst die Software die einzelnen Bestellpositionen.

Wie werden Bestellungen übermittelt, wenn mein ERP einen Ausfall hat und keine EDI-Dokumente empfangen kann?

Ist Ihr ERP nicht erreichbar, kontaktiert Sie ein nexmart-Mitarbeiter. Alternativ werden Bestellungen über einen zuvor definierten Fallback-Weg (z. B. E-Mail, Fax) übermittelt.

Innerhalb welchen Zeitrahmens werden Bestellungen durch nexmart geprüft?

Wir vereinbaren mit Herstellern sogenannte Cutoff-Zeiten. Bestellungen, die 30 Minuten vor der gemeinsam vereinbarten Deadline eingehen, werden noch am selben Tag bearbeitet.

Werden meine aktuellen Bestellprozesse von nexmart berücksichtigt und ausgewertet?

Ja. Basierend auf einer Analyse Ihrer aktuellen Bestellprozesse beraten wir Sie gerne, wie eine schrittweise Digitalisierung aussehen könnte.

Kann ich meine Bestellprozesse schrittweise digitalisieren?

Ja, die Prozessimplementierung erfolgt in der von Ihnen vorgegebenen Geschwindigkeit.

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